Il Project Management si occupa delle modalità di governo dei "progetti" fino al conseguimento di uno o più obiettivi definiti, attraverso processi iterativi di pianificazione e controllo.

La gestione dei progetti consiste nel:

• stabilire un piano di lavoro con evidenza delle attività temporalmente critiche;
• definire un programma di utilizzo delle risorse (intese sia in termini di persone che di mezzi e materiali), allo scopo di ottimizzarne i carichi ed i tempi di utilizzo rispetto alla effettiva disponibilità;
• costruire un budget economico (costi preventivati);
• seguire gli avanzamenti del progetto in termini di tempi e di costi;
• riprogrammare gli impegni futuri delle risorse in base all'andamento effettivo del progetto;
• eseguire le stime a finire in termini di tempi e di costi;
• preparare la documentazione storica del progetto al fine di utilizzare in un secondo tempo l'esperienza acquisita.

I vantaggi che il Project Management procura sono quindi:

• miglioramento dei processi di decisione aziendali;
• miglioramento della comunicazione tra cliente, azienda e fornitori;
• miglioramento nello svolgimento delle attività lavorative all'interno del Team di progetto;
• ausilio nel raggiungimento della qualità globale del progetto in termini di tempo, costi e qualità;
• aiuto nella trasparenza delle azioni dei vari "attori" che partecipano alla realizzazione;
• riduzione dei rischi;
• contributo all'aumento dell'efficienza aziendale.

L'utilizzo del Project Management comporta:

• competenza tecnologica: conoscenza delle metodologie e delle tecniche di Project Management, nonche' degli strumenti informatici connessi;
• competenza pratica: conoscenza e cognizione dei processi interessati.

Anche grazie ai continui miglioramenti degli ausili informatici, la disciplina del Project Management ha visto crescere e svilupparsi il proprio utilizzo sia in Italia che nel resto del mondo, riuscendo a coniugare le diverse necessità aziendali di analisi e gestione, sia per gli aspetti del controllo dei rischi imprenditoriali sia per quelli legati alla parte tecnico-economica.

E' quindi possibile "pianificare" le attività di un progetto, sia in termini di tempo, costi e qualità, tramite l'utilizzo di metodologie che ne permettono l'ottimizzazione in un'ottica che integri i vari aspetti aziendali; in seguito, conclusa la fase di pianificazione, il progetto puo' essere gestito e monitorato attraverso l'individuazione di obiettivi intermedi, permettendo la quantificazione dei valori di stima a finire in termini di costi e di tempi.

Tutte queste metodologie e tecniche, considerate nel loro insieme, offrono la possibilità di espletare quelle attività di pertinenza manageriale quali analisi, correzione, aggiustamento e decisione necessarie alla riuscita del progetto.